Smart Hospital Workshops voor zorgpaden

Bij slimme ziekenhuizen draait het niet om schermen, sensoren of apps. Het draait om afstemming: een gedeeld beeld van welke gebruikersreizen het belangrijkst zijn, waar frictie zit en hoe succes eruitziet voor patiënten, clinici en operationele teams. Ziekenhuizen zijn gebouwen waar continuïteit cruciaal is. Elke vertraging en inefficiëntie raakt uiteindelijk de patiënt. Toch worden smart ambities vaak te laat vastgelegd, als plattegronden al vastliggen en systemen al worden gespecificeerd. Hierdoor wordt smart eerder een boodschappenlijstje dan een strategische pijler.

Bij Deerns zetten we Smart Hospital Workshops in om stakeholders vroeg bij elkaar te brengen. Zo vertalen we ervaringen uit de praktijk naar een roadmap die richting geeft aan het ontwerp van slimme ziekenhuizen. De workshop is een gerichte, begeleide werksessie die klanten helpt hun ambities te bepalen, investeringen te prioriteren en een smart-ready basis te creëren die gefaseerd kan worden uitgevoerd.

Voor Deerns sluit deze aanpak aan op onze expertise in slimme gebouwen en op de Blue Hospitals-visie, waarin slimme en duurzame ontwerpprincipes worden geïntegreerd om de prestaties van ziekenhuizen te maximaliseren.

Wat een Smart Hospital Workshop klanten oplevert

Binnen een gebruikersreis in het ziekenhuis ziet elke groep andere problemen en stelt zij andere oplossingen voor.

Zonder een gestructureerde aanpak vallen digitale initiatieven uiteen in lokale optimalisaties. Hierdoor moet in het gebouw- en MEP-ontwerp al op toekomstige behoeften worden vooruitgelopen, met een groter risico op kostbare retrofits.

De Smart Hospital Workshop pakt dit aan door de organisatie te helpen ambities te bepalen en prioriteiten af te stemmen voordat het project van start gaat. De workshop maakt deel uit van onze Smart Hospital Quickscan-aanpak, die alle stakeholders helpt om zowel de huidige situatie scherp te krijgen als een upgrade- of investeringsplan te maken.

De waarde zit minder in één technologie en meer in de kwaliteit van de besluitvorming.

In de praktijk levert een goede workshop 3 belangrijke resultaten op die direct bruikbaar zijn voor governance en ontwerp:

• Een gedeelde ambitie, uitgewerkt in heldere use cases die zijn gekoppeld aan echte gebruikersreizen in plaats van aan abstracte concepten
• Een geprioriteerde shortlist van interventies, waarin duidelijk is wat nu al in het ontwerp moet landen en wat later kan worden toegevoegd
• Een smart-ready basis en een Programma van Eisen voor gebouw- en ICT-infrastructuur, zodat toekomstige diensten later kunnen worden aangesloten zonder de operatie te verstoren

Dit proces wordt daarmee ook een hulpmiddel voor risicomanagement. Het beperkt scope creep, voorkomt slecht afgestemde inkooptrajecten en versterkt het interne eigenaarschap, omdat de mensen die de oplossingen straks gebruiken die ook zelf mede ontwikkelen.

De Jakarta-case: van ervaring naar ambitie

Een sterk voorbeeld is een Smart Hospital Workshop die in Jakarta werd gehouden voor het JEC Eye Hospitals & Clinics Sanur-project in Bali, uitgevoerd binnen het Emerald Hospital Design-partnerschap van Deerns, Dutch Health Architects en TeamworX Indonesia. Met ongeveer 50 deelnemers benaderde de klant de ambitie rond slimme ziekenhuizen als een leiderschapsthema.

Deerns werkte stappen binnen de gebruikersreizen uit die op de kliniek waren toegesneden en stemde die met de klant af, zodat alle teams vanuit dezelfde basis konden vertrekken. In groepssessies scherpten de deelnemers drie belangrijke gebruikersreizen verder aan — ‘outpatient’, ‘surgery’ en ‘doctor’ — passend bij de strakke randvoorwaarden van een oogkliniek.

In plaats van te discussiëren over de vraag of een ziekenhuis smart moet zijn, brachten ze precies in kaart waar de waarde zat: frictie bij toegang en aankomst, onzekerheid over wachttijden, handmatige overdrachten en beperkt zicht op mensen, middelen en informatie. Deerns vertaalde die behoeften vervolgens naar principes voor slimme gebouwen en digitale oplossingen die richting gaven aan de volgende projectfasen.

Terugkerende thema’s en oplossingspatronen

Over de verschillende gebruikersreizen heen kwam steeds hetzelfde cluster van uitdagingen naar voren: gefragmenteerde data, handmatige processen, vertragingen en communicatiegaten. De workshop hielp het gesprek te verschuiven van symptomen naar oplossingen op systeemniveau.

5 belangrijke thema’s kwamen naar voren:

• Digitalisering van eerste contactmomenten, waaronder duidelijkere bewegwijzering en zelfservicetools om frictie te verminderen en stromen voorspelbaarder te maken
• Geïntegreerde data als één centrale bron, met platforms en dashboards die planning, bedrijfsvoering en assetgegevens verbinden
• Beter tijd- en planningsbeheer via automatische herinneringen, wachtrijbeheer en slimmere planning om gemiste afspraken en knelpunten te verminderen
• Meer zicht op middelen en logistiek met tracking en gecontroleerde opslag, waardoor minder tijd verloren gaat aan het zoeken naar kritieke apparatuur
• Slimmere omgevingssturing met sensoren en slimme regelingen om comfort, binnenluchtkwaliteit en energieprestaties te ondersteunen zonder de werkdruk te verhogen

Niet elke functionaliteit hoeft vanaf dag één te worden ingevoerd. Belangrijk is dat infrastructuur, interfaces en governance gefaseerde invoering mogelijk maken terwijl de zorgverlening zich verder ontwikkelt.

Lessen vanuit klantperspectief

De Jakarta-case laat zien welke 5 belangrijke lessen klanten kunnen meenemen in hun eigen aanpak:

• Begin vroeg. Vereisten voor smart hospitals beïnvloeden ruimte, MEP-capaciteit, ICT-ruimtes, kabeltracés en de cybersecurityarchitectuur.
• Gebruik gebruikersreizen om het gesprek operationeel en mensgericht te houden.
• Zorg in het ontwerp voor data readiness, inclusief eigenaarschap, integratiestandaarden en governance.
• Bouw eerst een smart-ready infrastructuur en rol de functionaliteiten daarna gefaseerd uit.
• Behandel smart en duurzaamheid als één gesprek.

Een workshop als hefboom in het engineeringproces

Smart Hospital Workshops zijn het meest effectief wanneer ze worden ingezet als hefboom in het engineeringproces: dan helpen ze om de operationele realiteit te vertalen naar eisen waar ontwerpteams mee aan de slag kunnen. Voor ziekenhuisteams kan deze aanpak de stap van visie naar implementatie overbruggen, doordat medische, operationele en technische stakeholders op één lijn worden gebracht.